Qué es un benchmark y en qué puede mejorar la eficiencia de su negocio

Ya en el siglo XVII el filósofo británico John Locke dijo en una de sus obras más conocidas, ‘Ensayo sobre el entendimiento humano’, que “el conocimiento procede de la comparación de ideas claras y distintas’. Una máxima que bien puede aplicarse a la realidad de las empresas, que siempre han de procurar alcanzar la excelencia en todo lo que hacen para seguir creciendo e ir convirtiéndose poco a poco en el proyecto de gran empresa que desean ser. En este contexto, una de las herramientas más útiles y eficaces para analizar las debilidades a mejorar y los retos hacia los que dirigir las acciones tiene un nombre claro: Benchmark, literalmente ‘punto de referencia’ en inglés.

En realidad, aunque pueda sonar al ámbito financiero, un benchmark no es más que un ejercicio por el que, a partir de los datos que escojamos de nuestra entidad, los comparamos con otros, sean de otra compañía o de un sector determinado, para poder extraer luego conclusiones que nos ayuden a gestionar mejor, ser más productivos y, en definitiva, pulir los posibles defectos de organización que tengamos, sobre todo si estamos en una fase incipiente de la actividad empresarial. De todas las enseñanzas que se obtengan de las comparaciones entre nuestra entidad con terceros ‘destilaremos’ un proceso que sintetizará lo mejor de lo que hace la competencia, y que se conoce con el nombre de ‘mejores prácticas’ (best practices, en inglés).

El benchmarking tiene una serie de características que conviene tener en cuenta antes de llevarlo a cabo:

  • No se trata en ningún caso de una fórmula científica, sino que cada empresa puede adaptarlo al proceso o ámbito sobre el que crea que más puede mejorar, como la contabilidad, los costes de producción o la productividad por empleado.

  • Es fundamental no sólo comparar magnitudes semejantes de nuestra empresa con otras entidades, sino escoger compañías que tengan una dimensión y situación de su negocio similar a la nuestra para obtener resultados objetivos.

  • En un escenario ideal en el que se obtengan recomendaciones concluyentes del análisis del benchmark sería oportuno revisar nuestro plan de negocio para incorporar lo nuclear que nos haya aportado la comparación realizada.

  • En este tipo de trabajos es muy conveniente rodearse de expertos en las materias analizadas que nos aporten una visión lo más profesional posible de los datos conseguidos.

  • Hay que tener muy presente siempre que el foco de un benchmark es mejorar algún aspecto de nuestra compañía para en un futuro ser más competitivos y, por lo tanto, vender más.

Cómo llevarlo a cabo

A pesar de que pueda generar algo de vértigo plantearse iniciar un benchmark por nuestra cuenta, lo cierto es que la experiencia previa de muchas pymes demuestra lo contrario. Con disciplina, rigor en los procesos y, sobre todo, la objetividad suficiente para ‘leer’ correctamente los resultados que se obtengan, podremos lograr información muy valiosa de cara al futuro.

Estos podrían ser los pasos para realizar un benchmark con las mayores probabilidades de éxito:

  • Ser muy concretos en definir lo que se pretende analizar. Es decir, hay que enfocar en algo que resulte lo más específico posible para que, de este modo, la comparativa sea muy precisa. Un buen ejemplo podría ser el tiempo de respuesta a una petición de un cliente, y la relación del dato que nos salga con la media de nuestro sector y, en especial, con compañías que tengan una facturación semejante.

  • Una vez seleccionado el foco a analizar, hay que concretar el indicador específico que vamos a comparar. Por seguir con el caso anterior, podríamos concretar en el número de segundas reclamaciones que recibimos por no haber atendido correctamente y en tiempo las realizadas por los usuarios.

  • Realiza un mapa de tu sector con las empresas con las que quieras comparar ese dato. Podremos elegir para realizarlo su volumen de facturación, su localización geográfica o el número de empleados que tienen. Sea cual sea nuestra elección, es importante que utilicemos el mismo criterio con todas para que no obtengamos resultados distorsionados.

  • Elabora un informe con las ‘best practices’ que se han recopilado del resto de entidades y estudia el modo más efectivo de poder implementarlas en nuestro sistema de producción. Quizá incluso de la observación de la competencia obtengamos la solución a cómo poder incorporarlas a nuestro negocio.

El benchmark interno

Esta herramienta no tiene por qué utilizarse necesariamente sólo con otras empresas de la competencia, sino que puede servir para mejorar departamentos de nuestra propia compañía bajo el mismo prisma de ser más eficientes. Los empleados no deben ver en esto rivalidad ninguna con sus compañeros, sino que, al contrario, debe servir a la entidad para conocerse mejor, estimular la realización de cambios y, en definitiva, incrementar los ratios de eficiencia y productividad a lo largo de toda la cadena.

Al igual que en el caso del benchmark convencional, es muy pertinente que se realicen de manera periódica tanto para ir evaluando los progresos y mejoras como para intentar descubrir nuevas debilidades que pulir. En este sentido, las políticas de incentivos que se pueden implementar desde recursos humanos para aquellos departamentos que logren un mejor desempeño puede servir de catalizador para que toda la plantilla se esfuerce todavía más en su trabajo.

Fuente original: www.asesoresdepymes.com

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