Doce puntos para elaborar un buen plan por objetivos
En cualquier tipo de trabajo se entrecruzan infinidad de tareas que hay que desarrollar. Pero un buen gerente no debe perder nunca de vista que la empresa tiene normalmente una meta: la rentabilidad del negocio. Y esta finalidad se consigue sólo cuando se ha logrado llevar a buen puerto una serie de metas como una buena calidad de producto, la satisfacción del cliente, la agilidad en los tramites o el cobro de las facturas, por ejemplo. Fines que deben tener una formulación clara, precisa y sin ambigüedades. Un error en la formulación de los mismos es concentrarse mucho en los recursos y poco en los resultados. Se necesita un plan de acción para organizar cómo alcanzar el logro deseado. Otro error común sería el intentar conseguir demasiadas metas, sin prioridades ni ayuda suficiente para desarrollar planes de acción.
Una correcta planificación
Pocas empresas pueden plantearse ya utilizar un sistema de gestión que no pase por una división previa de las etapas a superar para lograr llegar a la meta con éxito. Ello requiere altas dosis de control de los procesos y utilizar algunas técnicas. Seguir la siguiente docena de puntos puede allanar el camino:
- Haga una descripción del proyecto clara y detallada, con objetivos, presupuestos y periodos de tiempo requeridos.
- Separe el plan en partes importantes o etapas. Divida estas etapas en tareas.
- Registre las tareas, los tiempos y el orden en que se terminarán, los fines de la discusión y el análisis.
- Elabore un plan en función del listado de tareas.
- Determine las capacidades necesarias para cada tarea.
- Elija a las personas que tienen esas capacidades y asígnelas al proyecto.
- Como manager del proyecto, con frecuencia deberá tratar con personas sobre las que no tiene autoridad; por lo tanto, su prioridad en esta etapa es crear un equipo.
- Divida el presupuesto en tareas.
- Permanentemente mantenga en el grupo la conciencia del panorama completo e informe sobre cómo evoluciona el proyecto.
- Aclare a los miembros del equipo que desea que le informen inmediatamente si alguna de las tareas no se está cumpliendo de acuerdo con el programa o con el presupuesto.
- Esté dispuesto a ayudar cuando surjan problemas. No elimine al mensajero, porque después de un tiempo se quedará sin ninguno.
- Controle permanentemente el desarrollo del proyecto. Y, recuerde que, si toda falla, usted deberá estar dispuesto llevarlo a cabo.
Un esbozo de gestión por objetivos es siempre susceptible de ser modificado y perfeccionado. Un plan nunca es perfecto, y los inconvenientes que pueden surgir son muchos y pueden llegar a modificar el propósito inicial de forma sustancial. Por tanto, es mejor tener prevista una cierta flexibilidad y no exagerar incorporando detalles que a la larga son innecesarios. Es mejor asegurarse que las grandes ideas se cumplan. Además, así se tienen más posibilidades de ocuparse de los eventos inesperados que siempre se producen.
Fuente original: www.asesoresdepymes.com